Terms & Privacy
Terms of Service
These Terms of Service apply to every booking made with Flow Cleaning, whether for Regular Cleaning, Deep Cleaning, Office Cleaning, Moving Cleaning, or Garden Cleaning. By booking a service with us, you agree to these terms.
Who we are
Flow Cleaning, registered with the Dutch Chamber of Commerce (KvK) under number 42139114, registered address Narcissenstraat 188, 6101 LN Echt, Netherlands. You can reach us by email at info@flowcleaning.nl or by phone/WhatsApp at +31 6 20310959.
Our services
We provide Regular Cleaning, Deep Cleaning, Office Cleaning, Moving Cleaning, and Garden Cleaning across the areas we service in the Netherlands. The scope of each service is described on the relevant service page on this website.
Pricing
Our rate is €45 per hour for the first 4 hours of a booking, and €40 per hour for any time beyond that, per section booked. Prices include 9% VAT for private individuals. For companies, VAT is charged at 21%. A VAT number or KvK number provided at booking is treated as a business booking.
We aim to give you an accurate estimate of the total hours needed before your booking is confirmed. If the actual time required differs materially from that estimate once our team is on site, we will let you know before continuing, and you decide whether to proceed.
Booking, scheduling & cancellation
Bookings can be made through our website, by phone, or by WhatsApp. We will confirm your appointment and, where needed, follow up to schedule the exact date and time.
- You can reschedule or cancel a booking free of charge up to 24 hours before the scheduled appointment.
- Cancellations made less than 24 hours in advance, or a missed appointment where our team cannot access the property, may be subject to a cancellation fee. This fee reflects our reasonable, actual cost of holding that time slot open for you and reasonably reflects our lost time — it is not a penalty, and we will explain how it was calculated if you ask.
- We will do our best to arrive within the agreed time window. If we are unexpectedly delayed, we will inform you as soon as possible.
Right of withdrawal (consumers)
If you book as a private consumer through our website or by phone, you have a statutory 14-day right of withdrawal under Dutch and EU consumer law (distance selling).
Because cleaning services are often carried out within that 14-day period, by confirming a booking for a date within the withdrawal period you expressly request that we carry out the service during the withdrawal period, and you acknowledge that your right of withdrawal lapses once the service has been fully carried out. If you withdraw after work has begun but before it is finished, you owe a proportional amount for the work already performed.
To withdraw, contact us at info@flowcleaning.nl before your appointment, or use the model withdrawal form at the end of this section. We will confirm receipt of your withdrawal without delay. Where you have already paid and no work has yet been carried out, we will refund you within 14 days of being informed of your withdrawal, using the same payment method you used. Nothing in this section limits any mandatory right you have as a consumer under Dutch law.
Payment
Payment is due by bank transfer, as described at the time of booking. We do not accept payment above the invoiced amount, and any refund is made only to the original bank account used for payment.
Access to the property
You are responsible for providing our team with safe and reasonable access to the property at the agreed time. Please let us know in advance about pets, alarm systems, parking restrictions, or anything else our team should be aware of.
Complaints about the result
Your satisfaction matters to us. If you are not happy with any part of the work, please let us know on the same day as the visit, in writing, to info@flowcleaning.nl, with a description (and photos, where relevant) of the issue. We will do our best to put it right, which may include a follow-up visit at no extra charge.
Nothing in this section affects your mandatory rights as a consumer under Dutch law.
Insurance, damage & liability
Flow Cleaning carries business liability insurance through ABN AMRO. If you believe something was damaged during a visit, please report it on the same day, in writing, with photos if possible, so we can investigate and, where appropriate, involve our insurer.
Our liability for damage is limited to the amount covered by our insurance for the event concerned, or, where the insurance does not apply, to the price of the visit or job concerned. Excluded from liability are: normal wear and tear; damage already present before the visit; valuables or fragile items left unsecured or not disclosed to us in advance; and indirect or consequential loss. Nothing in this section excludes liability for intent, gross negligence, or death or personal injury, and nothing limits your mandatory rights as a consumer.
Force majeure
We are not liable for delay or failure to perform a service where this is caused by circumstances beyond our reasonable control, including but not limited to severe weather, illness of our staff, or transport disruption. We will inform you as soon as reasonably possible and offer to reschedule.
Alternative dispute resolution
If we cannot resolve a complaint together, EU consumers can also use the European Commission's Online Dispute Resolution platform at ec.europa.eu/consumers/odr to seek an out-of-court solution. We do not currently participate in a separate approved dispute resolution scheme, so a complaint raised there will be forwarded to us directly by email.
Governing law
These Terms are governed by the law of the Netherlands. Disputes are first addressed through the complaints procedure above; failing an agreed resolution, the competent Dutch court has jurisdiction. Nothing in these Terms affects any mandatory right you have as a consumer under Dutch or EU law that cannot be excluded by agreement.
Changes to these Terms
We may update these Terms from time to time. The version published on this page at the time of your booking applies to that booking.
Annex: Model withdrawal form
Complete and return this form only if you wish to withdraw from your booking within the 14-day withdrawal period described above.
To: Flow Cleaning, Narcissenstraat 188, 6101 LN Echt, Netherlands — info@flowcleaning.nl
I/We* hereby give notice that I/We* withdraw from my/our* contract for the provision of the following service: ______________________________
Ordered on*: ______________
Name of consumer(s): ______________
Address of consumer(s): ______________
Signature of consumer(s) (only if this form is submitted on paper): ______________
Date: ______________
* Delete as appropriate.
Algemene Voorwaarden
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elke boeking bij Flow Cleaning, of het nu gaat om Reguliere Schoonmaak, Grondige Schoonmaak, Kantoorschoonmaak, Verhuisschoonmaak of Tuinonderhoud. Door een dienst bij ons te boeken, gaat u akkoord met deze voorwaarden.
Wie wij zijn
Flow Cleaning, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 42139114, gevestigd op Narcissenstraat 188, 6101 LN Echt, Nederland. U kunt ons bereiken via e-mail op info@flowcleaning.nl of via telefoon/WhatsApp op +31 6 20310959.
Onze diensten
Wij bieden Reguliere Schoonmaak, Grondige Schoonmaak, Kantoorschoonmaak, Verhuisschoonmaak en Tuinonderhoud aan in de gebieden die wij bedienen in Nederland. De omvang van elke dienst wordt beschreven op de betreffende dienstenpagina op deze website.
Tarieven
Ons tarief is €45 per uur voor de eerste 4 uur van een boeking, en €40 per uur voor elke tijd daarna, per geboekte sectie. Prijzen zijn inclusief 9% btw voor particulieren. Voor bedrijven wordt 21% btw in rekening gebracht. Een btw-nummer of KvK-nummer opgegeven bij de boeking wordt behandeld als een zakelijke boeking.
Wij streven ernaar u een nauwkeurige schatting te geven van het totaal aantal benodigde uren voordat uw boeking wordt bevestigd. Als de daadwerkelijk benodigde tijd aanzienlijk afwijkt van deze schatting zodra ons team ter plaatse is, laten wij dit u weten voordat wij doorgaan, en beslist u of u wilt voortzetten.
Boeken, plannen & annuleren
Boekingen kunnen worden gemaakt via onze website, telefonisch of via WhatsApp. Wij bevestigen uw afspraak en nemen indien nodig contact op om de exacte datum en tijd in te plannen.
- U kunt een boeking kosteloos verzetten of annuleren tot 24 uur voor de geplande afspraak.
- Annuleringen minder dan 24 uur van tevoren, of een gemiste afspraak waarbij ons team geen toegang heeft tot het pand, kunnen onderworpen zijn aan een annuleringsvergoeding. Deze vergoeding weerspiegelt onze redelijke, daadwerkelijke kosten voor het vrijhouden van dat tijdslot voor u en weerspiegelt redelijkerwijs onze gederfde tijd — het is geen boete, en wij leggen graag uit hoe deze is berekend als u daarnaar vraagt.
- Wij doen ons best om binnen het afgesproken tijdsvenster te arriveren. Bij onverwachte vertraging informeren wij u zo snel mogelijk.
Herroepingsrecht (consumenten)
Als u als particuliere consument boekt via onze website of telefonisch, heeft u een wettelijk herroepingsrecht van 14 dagen op grond van de Nederlandse en EU-consumentenwetgeving (verkoop op afstand).
Omdat schoonmaakdiensten vaak binnen deze periode van 14 dagen worden uitgevoerd, verzoekt u door het bevestigen van een boeking voor een datum binnen de herroepingstermijn uitdrukkelijk dat wij de dienst uitvoeren tijdens de herroepingstermijn, en erkent u dat uw herroepingsrecht vervalt zodra de dienst volledig is uitgevoerd. Als u herroept nadat het werk is begonnen maar voordat het is afgerond, bent u een evenredig bedrag verschuldigd voor het reeds verrichte werk.
Om te herroepen, neemt u contact met ons op via info@flowcleaning.nl voordat uw afspraak plaatsvindt, of gebruikt u het modelformulier voor herroeping aan het einde van dit onderdeel. Wij bevestigen de ontvangst van uw herroeping zonder vertraging. Indien u al heeft betaald en er nog geen werk is verricht, betalen wij u terug binnen 14 dagen nadat wij op de hoogte zijn gesteld van uw herroeping, met dezelfde betaalmethode die u heeft gebruikt. Niets in dit onderdeel beperkt enig dwingend recht dat u als consument heeft onder Nederlands recht.
Betaling
Betaling dient te geschieden per bankoverschrijving, zoals beschreven op het moment van boeken. Wij accepteren geen betaling boven het gefactureerde bedrag, en een terugbetaling wordt uitsluitend gedaan naar de oorspronkelijke bankrekening die voor de betaling is gebruikt.
Toegang tot het pand
U bent verantwoordelijk voor het bieden van veilige en redelijke toegang tot het pand aan ons team op het afgesproken tijdstip. Laat ons van tevoren weten over huisdieren, alarmsystemen, parkeerbeperkingen of andere zaken waarvan ons team op de hoogte moet zijn.
Klachten over het resultaat
Uw tevredenheid is belangrijk voor ons. Als u niet tevreden bent met een deel van het werk, laat het ons dan dezelfde dag als het bezoek schriftelijk weten via info@flowcleaning.nl, met een beschrijving (en foto's, indien relevant) van het probleem. Wij doen ons best om dit te verhelpen, wat een gratis vervolgbezoek kan omvatten.
Niets in dit onderdeel doet afbreuk aan uw dwingende rechten als consument onder Nederlands recht.
Verzekering, schade & aansprakelijkheid
Flow Cleaning heeft een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering via ABN AMRO. Als u denkt dat er tijdens een bezoek iets is beschadigd, meld dit dan dezelfde dag schriftelijk, indien mogelijk met foto's, zodat wij dit kunnen onderzoeken en, indien nodig, onze verzekeraar kunnen inschakelen.
Onze aansprakelijkheid voor schade is beperkt tot het bedrag dat door onze verzekering wordt gedekt voor het betreffende voorval, of, indien de verzekering niet van toepassing is, tot de prijs van het betreffende bezoek of de betreffende opdracht. Uitgesloten van aansprakelijkheid zijn: normale slijtage; schade die al aanwezig was vóór het bezoek; waardevolle of breekbare voorwerpen die onbeveiligd zijn achtergelaten of niet vooraf aan ons zijn gemeld; en indirecte schade of gevolgschade. Niets in dit onderdeel sluit aansprakelijkheid uit voor opzet, grove nalatigheid, of overlijden of persoonlijk letsel, en niets beperkt uw dwingende rechten als consument.
Overmacht
Wij zijn niet aansprakelijk voor vertraging of het niet uitvoeren van een dienst wanneer dit wordt veroorzaakt door omstandigheden buiten onze redelijke controle, waaronder maar niet beperkt tot ernstig weer, ziekte van ons personeel, of verstoring van het vervoer. Wij informeren u zo spoedig mogelijk en bieden aan om de afspraak te verzetten.
Alternatieve geschillenbeslechting
Als wij een klacht niet samen kunnen oplossen, kunnen EU-consumenten ook gebruikmaken van het Online Geschillenbeslechtingsplatform van de Europese Commissie op ec.europa.eu/consumers/odr om een oplossing buiten de rechter om te zoeken. Wij nemen momenteel niet deel aan een aparte erkende geschillenregeling, dus een daar ingediende klacht wordt rechtstreeks per e-mail aan ons doorgestuurd.
Toepasselijk recht
Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden eerst behandeld via de hierboven beschreven klachtenprocedure; bij het uitblijven van een overeengekomen oplossing is de bevoegde Nederlandse rechter bevoegd. Niets in deze Voorwaarden doet afbreuk aan enig dwingend recht dat u als consument heeft onder Nederlands of EU-recht dat niet bij overeenkomst kan worden uitgesloten.
Wijzigingen in deze Voorwaarden
Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. De versie die op het moment van uw boeking op deze pagina is gepubliceerd, is van toepassing op die boeking.
Bijlage: Modelformulier voor herroeping
Vul dit formulier alleen in en stuur het terug als u uw boeking wilt herroepen binnen de hierboven beschreven herroepingstermijn van 14 dagen.
Aan: Flow Cleaning, Narcissenstraat 188, 6101 LN Echt, Nederland — info@flowcleaning.nl
Ondergetekende(n)* deelt/delen hierbij mede dat hij/zij*/zij* de overeenkomst betreffende de levering van de volgende dienst herroept/herroepen: ______________________________
Besteld op*: ______________
Naam/namen consument(en): ______________
Adres consument(en): ______________
Handtekening consument(en) (alleen wanneer dit formulier op papier wordt ingediend): ______________
Datum: ______________
* Doorhalen wat niet van toepassing is.
Privacy Policy
Flow Cleaning (KvK number 42139114, registered address Narcissenstraat 188, 6101 LN Echt, Netherlands) is the controller of your personal data when you visit this website or book one of our services. This policy explains what we collect, why, and what rights you have.
What we collect
- Contact and booking details you give us: name, email address, phone number, service address, and details of the service you book (e.g. Regular, Deep, Office, Moving, or Garden Cleaning).
- Payment information needed to process your booking: since we accept payment by bank transfer, this means the bank account details and reference used for your transfer, visible to us through our own bank.
- Communications you send us by email, phone, or WhatsApp, so we can respond to your enquiry or booking.
- Website usage data such as pages viewed and general location/device type, used to understand how our website is used and to improve it.
Why we use your data & legal basis
| Purpose | Legal basis |
|---|---|
| Quoting, scheduling, delivering and invoicing your cleaning service | Performance of a contract with you |
| Responding to enquiries sent by email, phone, or WhatsApp | Legitimate interest / pre-contract steps |
| Keeping records for bookkeeping and tax purposes | Legal obligation |
| Improving our website and services | Legitimate interest |
| Sending you offers or updates by email, where you've agreed to this | Consent |
How long we keep your data
We keep your booking and contact details for as long as needed to provide our services and handle any follow-up questions or complaints — in practice, up to 2 years after your last booking or contact with us, unless you ask us to delete it sooner or we are legally required to keep certain records for longer. Invoices and the accounting records behind them must be kept for 7 years under Dutch tax law — this applies even if you ask us to delete your other data.
Sharing your data
We do not sell your personal data. We share data only with service providers who help us run our business, under appropriate data-processing agreements, including:
- Our website host
- Our bank, to process bank transfer payments
- Our email or messaging provider
- Any scheduling or booking software we use
We may also share data where required by law, for example with the Dutch tax authorities.
International data transfers
Where possible, we use service providers based in the Netherlands or the European Economic Area (EEA). If any provider we use is based outside the EEA, we will only use them where the transfer is protected by appropriate safeguards, such as the European Commission's Standard Contractual Clauses.
Automated decision-making
We do not use automated decision-making or profiling that produces legal or similarly significant effects about you.
Do you have to provide your data?
Providing your contact and booking details is necessary for us to schedule and carry out your cleaning service. If you don't provide this information, we won't be able to accept or complete your booking.
Your rights
Under the GDPR, you have the right to access, correct, or delete your personal data, to restrict or object to our processing of it, and to receive a copy of it in a portable format. To exercise any of these rights, email us at info@flowcleaning.nl. We will respond within one month.
You also have the right to lodge a complaint with the Dutch data protection authority, the Autoriteit Persoonsgegevens.
Deleting your data
Email us at info@flowcleaning.nl from the address you booked with, and ask us to delete your data. You don't need to give a reason. We will delete your contact details, booking history, and any account you hold with us, except for invoices and accounting records, which we are required to keep for 7 years under Dutch tax law.
Cookies
Our website may use cookies or similar technologies to remember your preferences and understand how the site is used. Where these are not strictly necessary for the site to function, we will ask for your consent before using them.
Changes to this policy
We may update this Privacy Policy from time to time. The version published on this page is the one currently in effect.
Contact us
For any questions about this policy or your personal data, contact us at info@flowcleaning.nl or +31 6 20310959.
Privacybeleid
Flow Cleaning (KvK-nummer 42139114, gevestigd op Narcissenstraat 188, 6101 LN Echt, Nederland) is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens wanneer u deze website bezoekt of een van onze diensten boekt. Dit beleid legt uit wat wij verzamelen, waarom, en welke rechten u heeft.
Wat wij verzamelen
- Contact- en boekingsgegevens die u ons verstrekt: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres van de dienst, en details van de dienst die u boekt (bijv. Reguliere, Grondige, Kantoor-, Verhuis- of Tuinschoonmaak).
- Betalingsgegevens die nodig zijn om uw boeking te verwerken: aangezien wij betaling per bankoverschrijving accepteren, betreft dit de bankrekeninggegevens en referentie die voor uw overschrijving zijn gebruikt, zichtbaar voor ons via onze eigen bank.
- Communicatie die u ons stuurt per e-mail, telefoon of WhatsApp, zodat wij kunnen reageren op uw vraag of boeking.
- Websitegebruiksgegevens zoals bekeken pagina's en algemene locatie/apparaattype, gebruikt om te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en om deze te verbeteren.
Waarom wij uw gegevens gebruiken & rechtsgrondslag
| Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|
| Offreren, plannen, leveren en factureren van uw schoonmaakdienst | Uitvoering van een overeenkomst met u |
| Reageren op vragen verzonden per e-mail, telefoon of WhatsApp | Gerechtvaardigd belang / precontractuele stappen |
| Bijhouden van administratie voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden | Wettelijke verplichting |
| Verbeteren van onze website en diensten | Gerechtvaardigd belang |
| Het sturen van aanbiedingen of updates per e-mail, waarvoor u toestemming heeft gegeven | Toestemming |
Hoe lang wij uw gegevens bewaren
Wij bewaren uw boekings- en contactgegevens zo lang als nodig is om onze diensten te leveren en eventuele vervolgvragen of klachten te behandelen — in de praktijk tot 2 jaar na uw laatste boeking of contact met ons, tenzij u ons vraagt deze eerder te verwijderen of wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens langer te bewaren. Facturen en de bijbehorende administratie moeten volgens de Nederlandse belastingwetgeving 7 jaar worden bewaard — dit geldt zelfs als u ons vraagt uw overige gegevens te verwijderen.
Delen van uw gegevens
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen met dienstverleners die ons helpen ons bedrijf te runnen, onder passende verwerkersovereenkomsten, waaronder:
- Onze websitehost
- Onze bank, voor het verwerken van betalingen per bankoverschrijving
- Onze e-mail- of berichtenprovider
- Eventuele planning- of boekingssoftware die wij gebruiken
Wij kunnen gegevens ook delen indien wettelijk vereist, bijvoorbeeld met de Nederlandse Belastingdienst.
Internationale gegevensoverdrachten
Waar mogelijk maken wij gebruik van dienstverleners gevestigd in Nederland of de Europese Economische Ruimte (EER). Als een door ons gebruikte dienstverlener buiten de EER is gevestigd, gebruiken wij deze alleen wanneer de overdracht wordt beschermd door passende waarborgen, zoals de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die juridische of anderszins aanzienlijke gevolgen voor u heeft.
Bent u verplicht uw gegevens te verstrekken?
Het verstrekken van uw contact- en boekingsgegevens is noodzakelijk om uw schoonmaakdienst te plannen en uit te voeren. Als u deze informatie niet verstrekt, kunnen wij uw boeking niet accepteren of voltooien.
Uw rechten
Onder de AVG heeft u het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens, het recht om de verwerking ervan te beperken of hiertegen bezwaar te maken, en het recht om een kopie ervan te ontvangen in een overdraagbaar formaat. Om een van deze rechten uit te oefenen, e-mailt u ons op info@flowcleaning.nl. Wij reageren binnen één maand.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Uw gegevens verwijderen
E-mail ons op info@flowcleaning.nl vanaf het adres waarmee u heeft geboekt, en vraag ons uw gegevens te verwijderen. U hoeft geen reden op te geven. Wij verwijderen uw contactgegevens, boekingsgeschiedenis en eventuele account bij ons, met uitzondering van facturen en administratie, die wij volgens de Nederlandse belastingwetgeving 7 jaar moeten bewaren.
Cookies
Onze website kan cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken om uw voorkeuren te onthouden en te begrijpen hoe de site wordt gebruikt. Waar deze niet strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de site, vragen wij uw toestemming voordat wij deze gebruiken.
Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De op deze pagina gepubliceerde versie is de momenteel geldende versie.
Neem contact met ons op
Voor vragen over dit beleid of uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@flowcleaning.nl of +31 6 20310959.